05.03. 2018 • Moderní docházkový systém je dobrou volbou pro společnosti s jednotkami, stovkami i tisíci zaměstnanci. Ovšem pouze za předpokladu, že půjde o vhodně zvolené řešení s ohledem na potřeby dané firmy. Důvody pro implementaci jsou dva - zaměstnavatelé jsou ze zákona povinni evidovat pracovní dobu zaměstnanců a zároveň je v jejich zájmu vědět, zda zaměstnanci dodržují dobu strávenou v zaměstnání. Tím však výhody elektronické docházky teprve začínají.
Nejdůležitější kritéria výběru systému pro měření docházky
Než se pustíte do výběru konkrétního produktu, určete si své priority a požadavky. Nenechte se zlákat marketingovými slogany dodavatelů a nedělejte zbytečné kompromisy. Vaše představy se samozřejmě mohou mírně lišit od možností, jaké moderní elektronické systémy nabízí, ale s tím vám již poradí odborníci v rámci osobní konzultace. Předložíte jim své požadavky a dozvíte se, nakolik jsou reálné.
K hlavním faktorům, které mají na výběr docházkového systému vliv, patří:
- velikost firmy,
- počet zaměstnanců,
- nároky – částečné × komplexní řešení,
- požadavek na přístup k informacím (vlastní server × cloud).
Neméně důležité je jednoduché a intuitivní ovládání. Personalista, vedoucí pracovník či manažer, který bude se systémem pracovat, by měl mít k dispozici všechny důležité informace bez zbytečného zdržování. To samé platí také o zaměstnancích. I ti vyžadují přístup do systému např. kvůli přehledu odpracovaných hodin či zůstatku dovolené. V tomto směru je nejlepší variantou cloudové řešení evidence docházky, protože umožňuje přistupovat k informacím on-line.
Typ čtečky
Nedílnou součástí docházkového systému je čtečka. Obecně se používají tři základní typy – magnetické karty, čipy a čtečky otisků prstů. Pokročilé elektronické systémy zároveň komunikují s chytrými mobilními telefony prostřednictvím technologií NFC a Bluetooth.
Jako nejpraktičtější se jeví čipy a mobilní identifikace. Magnetické karty jsou náchylné na poškození a čtečky otisků příliš drahé.
Propojení s dalšími systémy
Docházkový systém lze propojit s dalšími systémy. Například se systémy přístupovými, bezpečnostními, ale také účetními a mzdovými. Moduly vzájemně sdílí data a šetří čas pracovníkům jednotlivých agend. Zda zvolíte takto komplexní řešení, nebo zůstanete u jednoduchého docházkového systému, samozřejmě záleží na vašich požadavcích. Tak či tak není na škodu, když se s možnostmi důvěrně seznámíte. Třeba nakonec původní požadavky přehodnotíte.
Ochrana osobních údajů
Nová legislativa EU bude účinná od 25.5. 2018. Nezapomeňte se zeptat dodavatele, zda je produkt na změnu zákona připraven. GDPR rozhodně nepodceňujte!
